Ministerium für Arbeit und Sozialordnung, Familie, Frauen und Senioren Baden-Württemberg
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Homeoffice bei der Stadtverwaltung

 

In der Stadtverwaltung Ostfildern lässt es sich durch Telearbeit flexibel von zu Hause arbeiten.

 
 
Kommune: 73760 Ostfildern
 
Einwohnerzahl: 38.519 Einwohner
 
Träger/Kooperierende Akteure: Stadt Ostfildern
 
Startjahr: 2007
 

Das Angebot der Telearbeit bei der Stadtverwaltung Ostfildern geht auf Anfragen von Beschäftigten zurück, die nach einer kurzen Elternzeit wiedereinsteigen und ihre bisherigen Aufgaben in der Stadtverwaltung flexibel mit der Kinderbetreuung kombinieren wollten.


Daraufhin wurde bei der Stadt Ostfildern gemeinsam mit dem Personalrat eine Dienstvereinbarung zur Telearbeitszeit ausgearbeitet und abgeschlossen. In die Dienstvereinbarung wurden zugleich übergeordnete Ziele der Stadtverwaltung Ostfildern zur Förderung der individuellen Chancengleichheit integriert. Die Flexibilisierung der Arbeit der Beschäftigten sollte außerdem dazu beitragen, den Service gegenüber den Bürgerinnen und Bürgern der Stadt Ostfildern noch bürgernaher, wirtschaftlicher und zielgerichteter zu erbringen.


Angebote und UmsetzungsschritteDie Stadt Ostfildern bietet alternierende Telearbeit an und hat dieses Angebot auch in einer Dienstvereinbarung fixiert. Alternierende Telearbeit bedeutet, dass Beschäftigte die Möglichkeit bekommen, ihre Arbeit teilweise auch zu Hause zu erbringen, wobei ein direkter Datenaustausch mit der Stadtverwaltung über entsprechende Informations- und Kommunikationstechniken erfolgt. Neben dem Telearbeitsplatz besteht der betriebliche Arbeitsplatz fort.


Dienstvereinbarung und individuelle Vereinbarung mit Telearbeitskraft
Es wurde eine Dienstvereinbarung zur Telearbeit in Zusammenarbeit mit dem Personalrat erarbeitet und abgeschlossen, in welcher die Rahmenbedingungen, u. a. die Teilnahmevoraussetzungen, der Umfang und die Aufteilung der Arbeitszeit, die Ausstattung des Telearbeitsplatzes in einem entsprechenden Arbeitszimmer, sowie Datenschutz und Datensicherheit für Telearbeit bei der Stadt Ostfildern genau geregelt sind. Diese Dienstvereinbarung wurde im Intranet - für alle Beschäftigten zugänglich - veröffentlicht.


Zwischen der Stadt Ostfildern und dem Beschäftigten, der in Telearbeit wechseln möchte, wird darüber hinaus eine individuelle schriftliche Vereinbarung abgeschlossen. Darin werden die prozentuale Aufteilung der Arbeitszeit zwischen betrieblicher und häuslicher Arbeitsstätte und die Wochentage, an denen die Arbeitsleistung erbracht werden soll, festgelegt. Des Weiteren werden dort die Zeiten (Kernzeiten) vereinbart, in denen die Erreichbarkeit am Telearbeitsplatz gewährleistet sein muss. Es sind jedoch mindestens 40 Prozent der regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters am betrieblichen Arbeitsplatz zu erbringen. Bei kurzfristigen Änderungen, wenn z.B. ein Kind erkrankt, kann natürlich flexibel reagiert werden und die Arbeitszeiten am häuslichen Arbeitsplatz werden spontan nach Absprache mit dem oder der Vorgesetzen angepasst.

 

Wichtig ist bei der Telearbeit vor allem darauf zu achten, dass der direkte soziale Kontakt zu den Kolleginnen und Kollegen und zum Fachbereich aufrecht erhalten wird, denn dieser ist für ein funktionierendes Arbeitsklima unabdingbar.

 

Datensicherheit
Die Aufgaben und Tätigkeiten, die in Telearbeit erledigt werden sollen, müssen generell - aber auch vor dem Hintergrund von Datensicherheit - dafür geeignet sein. Die Entscheidung hierüber trifft der zuständige Fachbereich unter Beteiligung des Datenschutzbeauftragten. Das ist notwendig, denn auf Datensicherheit wird bei der Stadt Ostfildern viel Wert gelegt. So wird dem Beschäftigten in Telearbeit ein Computer für die Arbeit zu Hause zur Verfügung gestellt und ein vor äußeren Zugriffen geschützter Datenkanal über das Rechenzentrum sichergestellt, über den der Beschäftigte unter anderem Zugang zu seinem E-mail-Postfach erhält. Dienstliche Telefonate wiederum werden zu Zeiten der häuslichen Arbeit auf den Heimarbeitsplatz umgestellt, sodass der Beschäftige unter seiner eigentlichen Bürotelefonnummer erreichbar ist. Außerdem erhält der Beschäftigte einen Container, in dem nach der Arbeit das Aktenmaterial einzuschließen ist. Um den Datenschutz nicht zu gefährden, sollen auch Ausdrucke zu Hause so gering wie möglich gehalten werden.

 

Voraussetzungen
Beschäftigte, die in Telearbeit wechseln wollen, müssen als Voraussetzung umfassend in ihrem Aufgabengebiet eingearbeitet sein und die erforderlichen Anwenderschulungen für die PC-Arbeit besucht haben. Telearbeit kann aus diesen Gründen frühestens ein Jahr nach Aufnahme der jeweiligen Tätigkeit begonnen werden. Dabei hat sich die Arbeitszeit an den Bedürfnissen der Bürgerinnen und Bürger sowie an einem wirtschaftlichen Arbeitseinsatz zu orientieren und gleichzeitig die Bedürfnisse der anderen Beschäftigten ausgewogen zu berücksichtigen. Die Arbeitszeit während der Telearbeit wird dann vom Beschäftigten selbst dokumentiert, durch den jeweiligen Vorgesetzten gegengezeichnet und in die betrieblichen Arbeitszeitaufzeichungen überführt.
Zusätzlich wird von Seiten der Stadt sichergestellt, dass Telearbeiter auch während der Tätigkeit regelmäßig an Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen beteiligt werden.
In den Fachbereichskonferenzen werden die entsprechenden Fachbereichsleiterinnen und Fachbereichsleiter über die Möglichkeit der Telearbeit für die Beschäftigten informiert. Die Stadt Ostfildern würde es begrüßen, wenn noch mehr Beschäftigte die Telearbeit nutzen würden.

 

Ergebnisse und AuswirkungenMomentan nutzen vier Beschäftigte der Stadt Ostfildern die Möglichkeit der Telearbeit. Die Beschäftigten profitieren durch die hohe zeitliche Flexibilität dieses Modells, womit die Telearbeit sehr gut den speziellen Anforderungen von Beschäftigten mit Familienaufgaben entspricht, wie beispielsweise jungen Müttern. Die Telearbeit kann eine große Unterstützung für ein individuelles flexibles Zeitmanagement sein. Die Führungskräfte hatten zwar zunächst die Sorge, dass durch die starke Inanspruchnahme von Telearbeit, kaum noch jemand ins Büro kommen würde, aber diese Sorge hat sich in keiner Weise bestätigt.

 

Die Stadt Ostfildern präsentiert sich auf der anderen Seite als attraktiver Arbeitgeber und bewertet das Angebot von Telearbeit als eine win-win-Situation für alle Beteiligten.

Es hat sich gezeigt, dass die Organisation der Arbeit zu Hause einer intensiven Arbeitsvorbereitung bedarf und gut geplant werden muss. Nicht alle Arbeiten sind mit digitalen Dateien zu bewerkstelligen und der Datenschutz erlaubt es nicht in allen Fällen, Unterlagen und Akten mit nach Hause zu nehmen. Dies muss bei der Planung der Arbeit von den Beschäftigten berücksichtigt werden.

 
Kontakt
Dieter Bischoff
 
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